Je wilt je bedrijf laten groeien of de groei gaat al heel hard, je to-do lijst wordt te lang.. Eigenlijk kan je heel goed ondersteuning gebruiken en overweeg je om een virtual assistant in te huren. Maar hoe werkt dat?
In 5 stappen een Virtual Assistant inhuren
Eigenlijk is het een stap meer, de 1e stap heb je al gezet; je beseft je dat een Virtual Assistant toch de oplossing zou kunnen zijn van je probleem: teveel werk en te weinig tijd.
Stap 1: Maak het overzichtelijk
Om welke werkzaamheden gaat het? Wat zou je willen uitbesteden? Of heb je hier geen goed beeld van? Hou hiervoor een periode (bv. een week of een maand) bij welke werkzaamheden je doet en schrijf het aantal uren erbij. Denk aan de werkzaamheden die op afstand gedaan kunnen worden dus: website bijhouden, social media post maken en klaarzetten, mails afhandelen, standaardoffertes opstellen, etc. Bepaal daarna welke dingen je kunt uitbesteden en welke je zelf wilt blijven doen.
Stap 2: Zoek een Virtual Assistant
Die heb je nu gevonden! 😉
Stap 3: Contract
Door taken uit je handen te nemen kan jij efficiënter met jouw tijd om gaan. In overleg met jou bekijken wij samen welke werkzaamheden er uitgevoerd kunnen worden, waar voor jou de hoogste prioriteit ligt en hoeveel tijd dit in beslag neemt per maand. Ook kunnen wij sparren over welke werkzaamheden uitbesteed kunnen worden. Vervolgens zetten wij dit op papier (virtual assistents hebben hiervoor een contract) met daarbij het afgesproken pakket of strippenkaart. Bij een pakket zet ik een vooraf afgesproken aantal uren per maand in en factuur ik een vast bedrag per maand. Bij een strippenkaart koop je vooraf een x-aantal uren in, die ik voor je inzet. Een strippenkaart is 3 maanden geldig. Ook wordt er een verwerkingsovereenkomst opgesteld in verband met de AVG.
Stap 4: Communicatie
Spreek een manier af hoe en hoe vaak je wilt communiceren en wat voor deadlines er zijn. Wil je mailen, appen of juist bellen of 1 x in een bepaalde periode face-to-face contact? Werkt de virtual assistent op een vaste dag of flexibel door de week. Wil je een overzicht van de gerealiseerde punten per week/maand of wil na elk afgehandeld punt een bericht of contact. Wat vind jij het prettigst en makkelijkst? Wij als Virtual Assistents gaan hier flexibel mee om. En werkt het niet? Overleg met de virtual assistent zodat het wel prettig werkt! Communicatie hierin is ontzettend belangrijk omdat je elkaar weinig ziet. Verder is het belangrijk dat de virtual assistent de beschikking en/of toegang heeft tot de benodigde programma’s/documenten geef toegang tot de programma’s die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Maar denk bijvoorbeeld ook aan een (eigen) emailadres, wachtwoorden, telefoonnummers van klanten/leveranciers e.d.
Stap 5: Evalueer
Probeer de samenwerking voor minimaal een paar maanden uit. Je zit niet dagelijks bij elkaar en heb je tijd nodig om aan elkaar te wennen. Spreek eens per periode face-to-face af om bij te praten. Zijn de verwachtingen nog hetzelfde? Is de klik er nog steeds? Zijn er andere werkzaamheden die overgedragen kunnen worden. Wat werkt prettig en wat misschien niet? En mocht het niet prettig werken, geef dit dan eerlijk aan en neem afscheid van elkaar. Er zijn genoeg virtual assistent die je kunnen ondersteunen!